Kako se radi u Tovaru

Ko šta može

U firmi postoje tri uloge. Nalog dobija ulogu pri otvaranju i ona određuje šta vidi u meniju — ono što uloga ne sme, ne postoji za nju ni kao stranica.

1. Priprema — jednom, na početku

Podaci o firmi

PIB i matični broj unosite pri registraciji firme; menja ih samo administrator Tovara, pa mu za izmenu pišite. Podešavanja → Podaci o firmi čuvaju ostalo: žiro račun, adresu i telefon — sve to se prepisuje na svaku fakturu, pa ga popunite pre prve. Ako je firma u sistemu PDV-a, uključite to i unesite stopu; ako nije, faktura će automatski nositi napomenu da PDV nije obračunat.

Na istom mestu je i prekidač Podsetnici — o njemu u poglavlju o naplati.

Nalozi zaposlenih

Tim. Vlasnik otvara naloge za dispečere i ostale vlasnike. Vozači se ne otvaraju ovde, nego kroz Vozači: na vozaču uključite Napravi login nalog za ovog vozača i dodelite lozinku — imejl vozača postaje njegovo korisničko ime za portal.

Vozači i vozila

Za vozača unesite ime, broj vozačke i datum isteka dozvole; za vozilo registarsku oznaku i datum isteka registracije. Ti datumi nisu formalnost — sistem ih prati, a već u formi piše koliko je dana ostalo. Neaktivan vozač ili vozilo se ne nudi za nove ture.

Tip, marka i model vozila biraju se sa liste koja se sužava dok kucate — modeli prate izabranu marku — a ono čega nema na listi može se jednostavno upisati. Vozaču označite kategorije dozvole (B, C, CE…), a vozilu potrebnu kategoriju — tegljaču sa prikolicom CE, kamionu C, kombiju B ili C1; prikolici ništa. Tura tada ne dozvoljava da vozilo dobije vozač bez te kategorije (CE pokriva i C, C pokriva i C1). Dok kategorije nisu upisane na obe strane, ništa se ne blokira — forma ture samo upozori.

Klijenti i lokacije

Klijent je firma kojoj fakturišete. Unesite PIB i adresu — prepisuju se na fakturu — i imejl, bez kojeg mu ne možete poslati fakturu ni podsetnik.

Lokacije ne morate unositi unapred: kada u turi upišete novo mesto, ono se zapamti samo i sledeći put se nudi. Lokacije dobijaju koordinate kako bi se ruta videla na mapi i izračunala kilometraža.

Prenos postojeće evidencije iz Excela

Ako ste klijente, vozila ili vozače do sada vodili u tabeli, ne morate ih prekucavati. Podešavanja → Uvoz podataka (ili dugme Uvezi na spisku klijenata, vozila ili vozača): izaberite šta uvozite i otpremite fajl — Excel (.xlsx, prvi list) ili .csv, sa nazivima kolona u prvom redu. Ako nemate tabelu, Preuzmi primer tabele daje praznu sa pravim kolonama.

Zatim povežite kolone: za svaku kolonu vašeg fajla Tovaro po nazivu predloži polje (oznaka AUTO), a vi proverite i ispravite. Adresa i napomena mogu da prime više kolona — „Ulica i broj" i „Mesto" se spoje u jednu adresu. Imena pisana velikim slovima se sređuju, a kolona Status (aktivan, otkaz, prodato…) određuje da li je vozač ili vozilo aktivno. Ispod je pregled svakog reda — spreman, već postoji, ili greška sa razlogom. Ništa se ne čuva dok ne pritisnete Uvezi; uvoze se samo spremni redovi.

Ture se uvoze iz evidencije u kojoj je svaki red jedna vožnja: datum, relacija (u jednoj koloni „Beograd – Minhen", ili utovar i istovar posebno), klijent, kamion, vozač i cena. Klijent, kamion i vozač se prepoznaju među postojećima — po nazivu ili PIB-u, registraciji i imenu u bilo kom redosledu — a ko ne postoji, napravi se uz ture; pregled to kaže za svaki red. Cena može nositi i valutu („1.250,00 €", „117.000 din"). Ture iz prošlosti se upisuju kao završene, buduće kao planirane, a vozači ne dobijaju obaveštenja. Zato je dobro prvo uvesti klijente, vozila i vozače, pa tek onda ture: zapisi koje napravi uvoz tura imaju samo ono što piše u tabeli tura (registraciju, naziv, ime), i pregled to unapred kaže u jednoj rečenici. Šta treba dopuniti, pokazuje dugme Nepotpuni na spisku vozila, vozača i klijenata — uz svaki zapis piše šta mu nedostaje.

Na stranici uvezene ture stoji odakle je uvezena i šta tabela nije imala. Ako je mesto iz tabele napisano drugačije nego vaša sačuvana lokacija („Minhen" umesto „München, Nemačka"), kliknite Promeni mesto ispod stanice: na vrhu liste je najsličnija lokacija, označena kao Preporučeno, a izborom tura odmah dobija njene koordinate i kilometražu. Ako mesta nema među sačuvanima, Nova lokacija ga dodaje odatle — a kad ga mapa ne nađe po nazivu, tačku označite na mapi i sve ture kroz to mesto dobiju pinove i kilometražu odjednom. Na spisku tura oznaka Nije na mapi pokazuje koje ture to čeka.

2. Tura — svakodnevni posao

Tura je jedan put: vozač, vozilo i niz stanica. Svaka stanica je utovar ili istovar, ima mesto, vreme i — ako je istovar koji se naplaćuje — klijenta i cenu.

Spisak tura otvara se karticama Sve, Planirana, U toku, Završena i Otkazana, svaka sa brojem tura. Pretraga, vozač i vozilo su odmah tu, a datumi su pod Više filtera.

Unos

1. Ture → Dodaj turu. Levo dodajte stanice redom kojim se obilaze (Dodaj utovar, Dodaj istovar); redosled se menja prevlačenjem ili strelicama.
2. Na stanicu istovara upišite klijenta i dogovorenu cenu — to je ono što će kasnije ući u fakturu. Ako sačuvano mesto ima svog klijenta, on se sam popuni.
3. Desno izaberite vozača i vozilo. Mapa sa razdaljinom se osvežava dok unosite, a traka na dnu pokazuje broj stanica, kilometre i ukupnu cenu. Sačuvajte.

Za brz unos sa papira postoji i Brzo dodavanje — svaki red je jedna tura, bez otvaranja pune forme za svaku.

Troškovi puta

Gorivo, putarina, parking, dnevnice — unose se na samoj turi, dugmetom Dodaj trošak, i vozač ih može uneti sa puta. Trošak u stranoj valuti se preračunava u valutu firme po kursu na datum troška i tako ostaje zabeležen, pa izveštaj kasnije ne menja brojeve zbog promene kursa.

Dokumenta

CMR, otpremnica, račun sa pumpe — kače se na turu. Vozač može da ih fotografiše telefonom i priloži dok je na putu, pa papir ne mora da čeka povratak.

3. Vozač — šta vidi i radi

Vozač se prijavljuje istim imejlom koji ste mu upisali, i odmah vidi samo Moje ture. Aplikacija radi i na telefonu i može se dodati na početni ekran kao obična aplikacija.

• Ture su podeljene na Na putu, Uskoro (najbliži utovar prvi) i Završene.
• Na turi vidi stanice redom, a sledeća je istaknuta. Svaka ima Navigaciju, koja otvara mape do nje.
• Označi kao završeno čim obavi stanicu — dispečer to vidi odmah.
• Status menja jednim dugmetom za sledeći korak (npr. Utovareno, U transportu); ostali statusi su pod Drugi status.
• Kači dokumenta i unosi troškove sa puta.

4. Fakturisanje

Faktura se ne kuca iz početka — sastavlja se od obavljenih istovara koji još nisu fakturisani. Jedna stanica može biti naplaćena samo jednom; sistem to sam pazi.

Nacrt

1. Fakture → Nova faktura. Izaberite klijenta i, ako želite, period.
2. Sistem izlistava njegove nenaplaćene istovare — štiklirajte one koji idu na ovu fakturu.
3. Kartica Nacrt desno pokazuje osnovicu, PDV i ukupno; Napravi nacrt pravi dokument bez broja, koji se slobodno menja.

Na nacrtu možete ispraviti opis, količinu i cenu svake stavke, ukloniti stavku, dodati još stanica, ili dodati slobodnu stavku za ono što nijedna stanica ne pokriva — čekanje na carini, ležarina, preprata putarine. Menjaju se i datum prometa, rok plaćanja i napomena.

Izdavanje

Klikom na Izdaj fakturu dokument dobija trajan broj (2026-0001, po firmi i godini) i od tog trenutka se više ne menja — ni iznosi, ni podaci strana, ni stopa PDV-a. Tako izgleda i za godinu dana, bez obzira šta se u međuvremenu promenilo u firmi.

Zatim je možete preuzeti kao PDF ili poslati klijentu na njegov imejl, sa PDF-om u prilogu.

5. Naplata

Uplate

Na vrhu fakture su ukupno, plaćeno, ostatak i rok, a kada rok prođe — koliko dana kasni. Uplate se unose desno, dugmetom Unesi uplatu — i delimične: iznos, datum i po želji poziv na broj. Faktura sama prelazi u stanje Delimično plaćeno, a kada se izmiri — u Plaćeno. Ako je klijent platio sve odjednom, dugme Označi kao plaćeno upisuje ceo ostatak.

Pogrešno uneta uplata se uklanja, i faktura se vraća na tačan dug.

Knjižno odobrenje

Kada treba umanjiti već izdatu fakturu — naknadni rabat, usvojena reklamacija, ispravka cene, ili posao koji nije obavljen — izdaje se knjižno odobrenje. To je zaseban dokument sa svojim brojem (KO-2026-0001), koji se poziva na fakturu i umanjuje dug. PDV se obračunava po stopi sa same fakture.

Upišete iznos osnovice i osnov ispravke — razlog je obavezan, jer je on osnov izmene. Ako odobrite ceo iznos, faktura prelazi u Odobreno, a njene stanice se oslobađaju da se posao ponovo fakturiše ispravno.

Povraćaj klijentu

Ako odobrenje stigne posle uplate, klijent je platio više nego što faktura sada traži. Na fakturi se tada pojavljuje odeljak Povraćaji sa iznosom koji dugujete klijentu, a na stranici klijenta kartica Saldo u korist klijenta. Kada mu vratite novac, upišite povraćaj na fakturi — iznos, datum i poziv na broj — i saldo se smanjuje.

Podsetnici za dospele fakture

U Podacima o firmi možete uključiti automatske podsetnike. Kada faktura prekorači rok plaćanja, klijent jednom nedeljno dobija mejl u ime vaše firme, sa spiskom dospelih faktura i preostalim dugom, dok ne plati. Klijent bez imejla i arhiviran klijent se preskaču.

Nezavisno od toga, ponedeljkom ujutru dobijate pregled — ko vam duguje i koliko — kao obaveštenje.

6. Izveštaji i izvoz

Izveštaji pokazuju, za izabrani period, koliko je zarađeno, koliko potrošeno i šta je ostalo, uz maržu i pređenu kilometražu. Period se bira jednim klikom (Ovaj mesec, Prošli mesec, Ova godina) ili datumima, a sužava po vozaču, vozilu i statusu. Po vozaču, po vozilu i po klijentu su rang-liste sa trakama, pa se odmah vidi ko je doneo najviše.

Grafikon Kretanje pokazuje iste brojeve kroz vreme — prihod i troškove kao stubove, zaradu kao liniju — po nedeljama za kraći period, a po mesecima za duži. Ako vam je lakše, prebacite ga u tabelu.

Deo Potraživanja odgovara na pitanje novca: koliko je fakturisano, koliko naplaćeno, koliko se još duguje i koliko je u docnji. Klik na te brojeve vodi na same fakture.

Svaki spisak u sistemu — ture, stanice, troškovi, vozači, vozila, klijenti, fakture — izvozi se u CSV, Excel ili PDF, sa primenjenim filterima. Nazivi fajlova nose period i filtere, pa se ne mešaju.

7. Obaveštenja

Zvonce u gornjoj traci pokazuje broj nepročitanih obaveštenja. Stiže ono što bi inače stiglo samo mejlom: vozaču dodela, izmena ili otkazivanje ture; vlasniku dozvole i registracije koje ističu, nedeljni pregled dospelih faktura i aktivacija firme.

• Klik na obaveštenje vodi tačno na ono o čemu govori — turu, dospele fakture, karticu Ističe uskoro — i označava ga kao pročitano.
• Kvačica pored obaveštenja samo ga označi kao pročitano; tu je i Označi sve kao pročitano.
• Sva obaveštenja vodi na stranu sa svima. Ništa se ne briše — pročitana samo gube oznaku.

8. Sitnice koje štede vreme

• Arhivirano se vraća. Na svakom spisku postoji Prikaži arhivirane i dugme za vraćanje.
• Istorija izmena (vlasnik) beleži ko je šta promenio i kada — korisno kada se dvoje ne slažu oko toga šta je bilo upisano.
• Jezik se menja u zaglavlju (na telefonu u meniju ☰) ili na Profilu; pamti se uz nalog, pa i mejlovi stižu na tom jeziku.
• Tamna tema: u meniju sa vašim imenom (gore desno) birate svetlu (podrazumevano), tamnu ili kao na uređaju. Izbor se pamti na tom uređaju, pa telefon i računar mogu imati različitu.
• Na telefonu aplikacija radi kao i na računaru i može se dodati na početni ekran.
• Uslovi korišćenja i Politika privatnosti su u meniju sa vašim imenom i u podnožju javnih stranica. Pri registraciji firme vlasnik ih prihvata štikliranjem polja ispod formulara. Kad se Uslovi izmene, vlasnik dobija mejl najmanje 30 dana pre nego što počnu da važe, a u aplikaciji obaveštenje na vrhu stranice sa dugmetom Prihvatam; ostali korisnici ga ne vide.
• Probni period: prvih 30 dana od aktivacije firme korišćenje je besplatno. Do kada traje piše u mejlu o aktivaciji i na stranici Pretplata; prva faktura stiže po isteku.

9. Prijava problema i predlozi

Tovaro se razvija prema onome što vama treba. Ako nešto ne radi, ako nešto nije jasno ili ako vam nešto fali u svakodnevnom poslu, javite nam direktno iz aplikacije — sa strane na kojoj se to desilo. Svaku prijavu čitamo, i na svaku odgovaramo.

Kako se prijavljuje

1. Na strani gde je problem kliknite ikonicu sa uzvičnikom u gornjoj traci, pored zvonca (Prijavi problem); na telefonu je to stavka Prijavi problem na vrhu menija ☰. Aplikacija u tom trenutku uslika ekran onako kako ga vidite.
2. U polje Šta se desilo? napišite šta ste radili i šta se dogodilo — ili šta biste voleli da aplikacija radi.
3. Po želji kliknite Označi na slici i pokažite gde je problem (vidi ispod).
4. Kliknite Pošalji prijavu.

Označavanje na slici

• Okvir i Krug — uokvirite ili zaokružite deo ekrana.
• Strelica — pokažite tačno mesto. Crtaj — slobodna linija, i prstom na telefonu.
• Tekst — kliknite na sliku, upišite belešku i pritisnite Enter.
• Sakrij — prekriva crnim ono što ne treba da se vidi, npr. podatke klijenta ili cene.
• Strelica nazad poništava poslednji potez; boja se bira kružićima u traci.

Sliku možete i ukloniti, ili je zameniti svojom (Druga slika) — npr. slikom ekrana sa telefona.

Odgovor

Kada problem rešimo, dobijate obaveštenje u zvoncu (i mejlom, ako ga ne pročitate u aplikaciji) sa našim odgovorom. Klik na obaveštenje otvara vašu prijavu: šta ste napisali, status i odgovor.

Šta je korisno napisati

• Šta ste pokušali da uradite i šta ste očekivali da se desi.
• Šta se umesto toga desilo — tačna poruka greške, ako je bila.
• Za predlog: kako sada radite taj posao i šta bi vam uštedelo vreme.

Pomoć i kontakt

Ikonica sa upitnikom u gornjoj traci (na telefonu stavka Pomoć na vrhu menija ☰) otvara Pomoć: poglavlja ovog uputstva koja se tiču strane na kojoj ste, pretragu kroz celo uputstvo (dovoljno je upisati reč, i bez kvačica — „racun“ nalazi „račun“), dugme Prijavi problem i naš email i telefon.

Ko ne može da uđe u aplikaciju — zaboravljena lozinka, firma koja još čeka aktivaciju, ili neko ko tek razmišlja o Tovaru — piše nam preko stranice Podrška (link je i na dnu svake javne strane). Tamo su i email, telefon i radno vreme; odgovaramo emailom.